Informativa Privacy

(ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 - “Regolamento generale sulla protezione dei dati” e del D.lgs. 196/2003 - “Codice Privacy” come novellato per effetto del D.lgs. 101/2018)

Candidati a posizioni di lavoro

Gentile Candidata/o,

la scrivente Società QubicaAMF Europe S.p.A. (nel seguito “QubicaAMF” o “Società”) La informa - ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (nel seguito il “Regolamento” o “GDPR”) e dell’art.111 bis del D.lgs. 196/2003 (come novellato per effetto del D.lgs. 101/2018; nel seguito “Codice Privacy”) - che, per lo svolgimento delle attività legate alla ricerca, selezione e reclutamento del personale, tratta Dati Personali a Lei riferiti, comprese eventuali Categorie Particolari di Dati Personali ai sensi dell’art. 9(i)1 del GDPR.

La presente Informativa Privacy copre i trattamenti di Dati derivanti da:

candidature inoltrate tramite il sito/piattaforma Lever (nel seguito “Sito Careers”);

eventuali candidature spontaneamente trasmesse ai recapiti fisici e/o elettronici della Società;

eventuali candidature spontaneamente fornite all’ingresso della sede aziendale della Società (ad esempio quelle fornite al personale presente in reception);

eventuali candidature ricevute dalla Società da parte di agenzie di selezione del personale.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RELATIVI RECAPITI

Titolare del trattamento dei Dati è QubicaAMF Europe S.p.A. con sede legale a Bologna (BO) in Via della Croce Coperta n.15, 40128 e P.I. IT04320910377; Telefono: +39 051-4192611; Fax: +39 051-4192602; E-mail: privacy@qubicaamf.com.

2. DATI PERSONALI TRATTATI E FONTE DA CUI HANNO ORIGINE

a) Dati da Lei forniti

I Dati trattati da QubicaAMF (di seguito e complessivamente i “Dati Personali” o i “Dati”) per la finalità di ricerca e selezione del personale, consistono in: anagrafica, dati di contatto (es. nome, cognome, numero di telefono, e-mail), esperienze lavorative precedenti e in corso, informazioni relative al dettaglio degli studi compiuti e, più in generale, tutti Dati che deciderà di indicare nel Suo Curriculum Vitae (nel seguito “CV”) e/o in una lettera di presentazione accompagnatoria. Sul Sito Careers Le verrà richiesta la compilazione di un modulo contenente alcune informazioni obbligatorie ed altre facoltative che ci aiutano nella valutazione, ma nella maggior parte dei casi sarà Lei, attraverso il proprio CV e/o una lettera di presentazione, a decidere liberamente quali informazioni condividere mediante la Sua candidatura.

Sono altresì oggetto di trattamento anche le informazioni successivamente raccolte da QubicaAMF attraverso l’elaborazione, anche con strumenti informatici, dei Dati di cui sopra.

Se Lei fornisce dati di terzi soggetti (es. dati di contatto per referenza o informazioni relative a parenti attualmente alle dipendenze di QubicaAMF), si assume tutti gli obblighi e le responsabilità di legge, conferendo la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, etc. che ci dovessero pervenire da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati da Lei trasmessi e dunque eventualmente trattati in violazione delle norme applicabili sulla tutela dei dati personali.

La invitiamo espressamente a non conferire Dati personali relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 del GDPR.

b) Dati Sensibili da Lei forniti

Laddove Lei ci fornisse comunque Dati Sensibili e questi non siano pertinenti alla ricerca in corso, La informiamo che questi non verranno da noi presi in considerazione, in conformità a quanto previsto dal provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali n.146 del 5 giugno 2019. Laddove, invece, la raccolta di Dati Sensibili sia indispensabile a poter instaurare il rapporto, in quanto giustificata da scopi determinati e legittimi, il trattamento sarà basato nell’assolvere gli obblighi ed esercitare i nostri o i Suoi diritti specifici in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.

Si precisa che nel prosieguo del documento il termine Dati Sensibili, se non diversamente specificato, ricade e confluisce all’interno della definizione di “Dati Personali” o “Dati”.

c) Dati raccolti da agenzie di selezione del personale

Potremmo ricevere la Sua candidatura da partner da noi incaricati per l’attività di selezione quali le agenzie di selezione del personale (o, in ogni caso, soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse proprio o di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale) che quando agiscono come titolari del trattamento ci assicurano contrattualmente di aver raccolto il Suo consenso o di avere un’altra base legale che ne legittima la comunicazione/condivisione con noi. Sul punto precisiamo di svolgere ogni sforzo commercialmente possibile per verificare la conformità dei Dati che riceviamo prima del loro utilizzo, chiedendo inoltre che non ci siano forniti Suoi Dati Sensibili se non strettamente necessario.

d) Dati raccolti da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili

Per la ricerca di taluni profili professionali, possiamo fare riferimento ad informazioni estratte da fonti pubbliche o pubblicamente e generalmente accessibili nei limiti previsti dalla legge a noi applicabile (ad esempio, nel rispetto dell’art.8 dello Statuto dei Lavoratori). Queste fonti possono consistere nei Suoi profili social professionali (es. LinkedIn/Monster o profili inseriti nei siti di recruitment) se liberamente accessibili o da elenchi o albi pubblici. Precisiamo che viene svolta sempre una verifica preliminare sulla possibilità di utilizzare queste informazioni, secondo la normativa vigente e le best practice stabilite dall’Autorità di Controllo a cui siamo soggetti (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) o dal Comitato Europeo per la Protezione dei Dati.

e) Dati di navigazione e cookies

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito Careers acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte dalla Società per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di Dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito Careers, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

Le informazioni relative all'utilizzo dei cookie sono disponibili nella Cookie Policy che La invitiamo a leggere e che è raggiungibile dal footer del Sito Careers o cliccando a questo link.

3. FINALITÀ, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO, NATURA OBBLIGATORIA/FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE IN CASO DI MANCATA COMUNICAZIONE

a) Ricerca e selezione del personale: valutare la candidatura e rispondere alle Sue richieste

Utilizziamo i Suoi Dati per esaminare la Sua candidatura a fini di ricerca e selezione del personale dipendente e di collaboratori nonché, nella fase preassuntiva, contattarLa per un eventuale colloquio conoscitivo e/o rispondere alle Sue domande/richieste di chiarimento. È ricompresa all’interno della presente finalità l’invio di comunicazioni di servizio inerenti: l’aggiornamento della Sua candidatura, nonché, allo scadere dei tempi conservazione dei Dati, l’eventuale ulteriore conservazione dei Suoi Dati per rimanere in contatto con QubicaAMF.

Il conferimento dei Dati per tale finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato o erroneo conferimento potrebbe comportare l’impossibilità per QubicaAMF di valutare e/o prendere in considerazione la Sua candidatura. La base giuridica del trattamento dei Dati Personali è riconducibile all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta.

b) Contatto per future opportunità di Lavoro

Utilizziamo i Suoi Dati per contattarla e proporre future opportunità di lavoro. Il conferimento dei Dati Personali, ed il relativo trattamento dei dati per tale finalità, è basato sul Suo libero ed esplicito consenso raccolto sul Sito Careers attraverso una specifica checkbox; tale consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza subire alcuna conseguenza (se non quella di non ricevere più comunicazioni inerenti future opportunità di lavoro). È possibile revocare il consenso a tal fine prestato seguendo le indicazioni contenute nella sezione “I Suoi Diritti come Interessato” della presente Privacy Policy.

c) Obblighi di legge

Potremmo utilizzare i Suoi Dati per poter adempiere ad eventuali obblighi normativi o fiscali a cui siamo soggetti, che sono la base legale per questo trattamento. Informazioni quali la Sua appartenenza a categorie protette o la presenza di una disabilità (che costituiscono, come detto, informazioni qualificabili come Dati Sensibili) saranno raccolte al fine di adempiere o di esigere l’adempimento di specifici obblighi di legge o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa vigente ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro, del diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (conformemente all’art. 9, paragrafo 2, lett.b ed all’art.88 del GDPR).

4. DESTINATARI E TRASFERIMENTO DEI DATI

I Dati potranno essere posti a conoscenza o condivisi con:

- operatori QubicaAMF incaricati della gestione delle attività di ricerca e selezione del personale, responsabili a capo dell’area aziendale a cui Lei potrebbe essere destinato, nonché personale incaricato di gestire i sistemi informatici nei quali i Dati sono contenuti. Tale personale, autorizzato da QubicaAMF al trattamento dei Dati al fine del raggiungimento delle finalità precedentemente indicate, si è impegnato alla riservatezza o ha ricevuto un adeguato obbligo legale di riservatezza;

- soggetti terzi - all’occorrenza designati Responsabili del trattamento in conformità alla legge applicabile in materia di protezione dei dati personali - che hanno un incarico a trattare Dati per conto di QubicaAMF (es. società preposte alla gestione di sistemi e servizi informatici, il fornitore della piattaforma di raccolta delle candidature, i fornitori per la sicurezza dei nostri sistemi, fornitori di piattaforme per l’invio di e-mail, le piattaforme tecnologiche per l’hosting dei Dati, società del gruppo o uffici regionali);

- ulteriori società del gruppo/uffici regionali (quali QubicaAMF France, QubicaAMF UK) qualora, se da Lai richiesto, la candidatura possa essere di interesse per una posizione lavorativa aperta presso tali organizzazioni (le quali agiranno come autonomi Titolari del trattamento e forniranno una propria informativa privacy);

- uffici finanziari competenti e/o altre Pubbliche Amministrazioni ove richiesto dagli stessi e/o dalle leggi vigenti.

I dati saranno trattati da QubicaAMF all’interno del territorio dello Spazio Economico Europeo. Qualora per ragioni di natura tecnica, organizzativa e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti (tra quelli indicati in precedenza) ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, la Società assicura che il trattamento dei Dati da parte di questi soggetti è vincolato alle finalità per le quali gli stessi sono stati raccolti e descritte nella presente Informativa Privacy, e avverrà nel rispetto della normativa applicabile. Pertanto, i trasferimenti verranno effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, modelli di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, accompagnate dalla contestuale adozione di misure supplementari di natura giuridica, tecnica organizzative o da altre garanzie finalizzate a fornire una protezione dei Dati Personali adeguata ed allineata alle relative disposizioni europee in materia. Lei potrà richiedere maggiori informazioni scrivendo al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@qubicaamf.com

5. CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati Personali trattati per la finalità di Ricerca e selezione del personale saranno conservati per il tempo strettamente funzionale ad una loro valutazione ai fini del Suo possibile inserimento in QubicaAMF in qualità di lavoratore dipendente o collaboratore. In ogni caso il tempo di conservazione dei Curriculum Vitae per tale finalità non supererà i 12 mesi dalla data di ricezione degli stessi. Al termine di tale periodo questi verranno eliminati o sottoposti ad una procedura di anonimizzazione. Nel caso in cui Lei abbia inoltrato la candidatura tramite il Sito Careers, poco prima dello scadere dei 12 mesi, Le ricorderemo che ha la possibilità di aggiornare la candidatura e potere conservare ulteriormente i Suoi Dati per consentirLe di continuare a rimanere in contatto con QubicaAMF.

I Dati Personali trattati per la finalità di Contatto per future opportunità di Lavoro saranno conservati da QubicaAMF fino alla revoca del consenso da Lei prestato e che potrà scegliere di rinnovare periodicamente.

I Dati Personali trattati per la finalità di Obblighi di legge saranno conservati da QubicaAMF per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

6. I SUOI DIRITTI COME INTERESSATO

Nella Sua qualità di Interessato del trattamento dei Dati, Lei ha il diritto rispetto ai Dati stessi, esercitabile in qualunque momento, di: (i) chiederne l'accesso (e/o una copia dei Dati) nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso; (ii) chiederne la rettifica o l’aggiornamento (ad esempio, Lei potrà chiederci di modificare l’e-mail, il numero di telefono o le esperienze professionali se non sono corrette o aggiornate; (iii) chiederne la cancellazione laddove ritenesse il trattamento non necessario o illegittimo (ad esempio, se Lei non è più interessato alle nostre posizioni lavorative e desidera che i Suoi Dati Personali non siano più conservati dalla Società; (iv) chiederne la limitazione del trattamento laddove ritenesse che non sono corretti, necessari o siano illegittimamente trattati, o laddove Lei si fosse opposto al loro trattamento; (v) esercitare il diritto alla portabilità dei Dati, ossia di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico una copia dei Dati o di richiederne la trasmissione ad un altro Titolare; (vi) opporsi al trattamento; (vii) revocare in qualsiasi momento il consenso, eventualmente prestato in calce al presente documento.

Può esercitare i diritti di cui sopra scrivendo a privacy@qubicaamf.com.

QubicaAMF provvederà, nei limiti temporali stabiliti dalla vigente normativa, a fornire tempestiva risposta alle Sue richieste di esercizio dei diritti sopra indicati (i tempi di risposta previsti dalla normativa europea a cui siamo soggetti sono di 1 mese dalla Sua richiesta, estendibili ad ulteriori 2 mesi in caso di particolari complessità).

QubicaAMF la informa inoltre che Lei, ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, ha sempre il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente (in Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenesse che il trattamento dei suoi Dati sia contrario alla normativa in materia di protezione dei dati personali effettivamente applicabile.

7. COSA NON È COPERTO DALL’INFORMATIVA PRIVACY

La presente Informativa Privacy spiega e ricomprende i trattamenti che svolgiamo come Titolare del trattamento.

L’Informativa Privacy non copre i trattamenti svolti da soggetti diversi da QubicaAMF e in particolare non copre:

- i trattamenti svolti dalle agenzie di selezione del personale che ci forniscono i Dati in qualità di titolari autonomi del trattamento o quelli svolti da alcuni social media (quale ad esempio LinkedIn).

Rispetto a tale fattispecie, non assumiamo alcuna responsabilità in ordine ai trattamenti dei Suoi Dati non coperti dalla presente Informativa Privacy.

8. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

QubicaAMF si riserva di modificare il contenuto della presente Informativa privacy anche a fronte di cambiamenti di legge, provvedendo nel caso ad informare gli Interessati.

Ultimo aggiornamento della presente Informativa privacy: Luglio 2024

Il Titolare del trattamento

QubicaAMF Europe S.p.A.

Si precisa che l’attestazione di presa visione e comprensione dell’Informativa Privacy di cui sopra (ad esclusione del caso in cui la candidatura viene inoltrata tramite il Sito Careers), viene raccolta dalla Società contestualmente alla comunicazione via e-mail che anticipa il momento del colloquio e che viene inviata all’indirizzo di posta elettronica fornito dell’Interessato.